PROSEDUR ATAU TATA CARA PEMERIKSAAN NOTARIS

Prosedur atau tata cara Majelis Kehormatan Notaris Wilayah dalam melakukan Pemeriksaan Notaris sehubungan dengan permintaan Penyidik, Penuntut Umum, dan Hakim dalam mengambil fotokopi atas minuta akta dan/ atau surat-surat yang dilekatkan pada Minuta Akta atau Protokol Notaris dalam penyimpanan Notaris, dan memanggil Notaris untuk hadir dalam pemeriksaan.yang berkaitan dengan Akta atau Protokol Notaris yang berada dalam penyimpanan Notaris untuk keperluan proses peradilan adalah sebagai berikut :

1. Ada permohonan persetujuan secara tertulis dan dalam bahasa Indonesia kepada Ketua Majelis Kehormatan Notaris Wilayah sesuai dengan wilayah kerja Notaris yang bersangkutan untuk pengambilan minuta akta atau protokol Notaris dalam penyimpanan Notaris, dan pemanggilan Notaris untuk hadir dalam pemeriksaan yang terkait dengan hal tersebut oleh Penyidik, Penuntut Umum, atau hakim, yang tembusannya disampaikan kepada Notaris yang bersangkutan. Permohonan tersebut harus memuat paling sedikit : nama dan alamat kantor Notaris; nomor akta dan/atau surat yang dilekatkan pada minuta akta atau protokol Notaris dalam penyimpanan Notaris; dan pokok perkara yang disangkakan. 
2. Ketua Majelis Kehormatan Notaris Wilayah membentuk Majelis Pemeriksa yang beranggotakan sebanyak 3 (tiga) orang yang terdiri dari setiap unsur anggota Majelis Kehormatan Notaris Wilayah, dengan susunan 1 (satu) orang ketua merangkap anggota; dan 2 (dua) orang anggota dalam waktu paling lambat 5 (lima) hari kerja terhitung sejak tanggal permohonan/ permintaan diterima. Dalam melakukan pemeriksaan, majelis pemeriksa dibantu oleh 1 (satu) sekretaris; 
3. Paling lambat 5 (lima) hari sebelum pemeriksaan dilakukan, Majelis Pemeriksa melakukan pemanggilan melalui surat yang ditandatangani oleh Ketua Majelis Kehormatan Notaris Wilayah kepada Notaris sehubungan dengan adanya permohonan penyidik, penuntut umum, atau hakim. Dalam keadaan mendesak pemanggilan dapat dilakukan melalui faksimili dan/atau surat elektronik yang segera disusul dengan surat pemanggilan. Atas panggilan tersebut Notaris wajib hadir sendiri. Apabila Notaris tidak hadir setelah dipanggil secara sah dan patut sebanyak 2 (dua) kali berturut-turut, Majelis Pemeriksa dapat mengambil keputusan terhadap permintaan penyidik, penuntut umum, atau hakim. 
4. Majelis Pemeriksa wajib menolak memeriksa Notaris yang mempunyai hubungan perkawinan atau hubungan darah dalam garis keturunan lurus ke bawah dan/ atau ke atas tanpa pembatasan derajat, serta dalam garis ke samping sampai dengan derajat ketiga Apabila terjadi keadaan demikian, Ketua Majelis Kehormatan Notaris Wilayah menunjuk penggantinya; 
5. Terhadap permintaan penyidik, penuntut umum, atau hakim terkait pengambilan fotokopi minuta akta dan surat-surat yang dilekatkan pada minuta akta dan/ atau protokol Notaris dalant penyimpanan Notaris dan pemanggilan Notaris, Majelis Pemeriksa berwenang memeriksa dan memberikan persetujuan atau penolakan terhadap permintaan tersebut. 
6. Majelis pemeriksa memberikan persetujuan atau penolakan setelah mendengar keterangan langsung dari Notaris yang bersangkutan, baik secara hadir tatap muka ataupun secara virtual apabila suatu keadaan memaksa yang hasilnya dituangkan dalam berita acara pemeriksaan. 
7. Pemberian persetujuan kepada penyidik, penuntut umum, atau hakim untuk kepentingan proses peradilan dalam pemanggilan Notaris,  terbatas dalam hal: Adanya dugaan tindak pidana berkaitan dengan minuta akta dan/ atau surat-surat Notaris dalam penyimpanan Notaris; Belum gugur hak menuntut berdasarkan ketentuan tentang  daluwarsa dalam peraturan perundang-undangan di bidang hukum pidana; Adanya penyangkalan keabsahan tanda tangan dari salah satu pihak atau lebih; Adanya dugaan pengurangan atau penambahan atas Minuta Akta; atau  Adanya dugaan Notaris melakukan pemunduran tanggal (antidatum).  
8. Apabila Majelis Pemeriksa menyetujui permohonan penyidik, penuntut umum, atau hakim Notaris wajib menyerahkan fotokopi minuta akta dan/ atau surat-surat yang diperlukan kepada penyidik, penuntut umum, atau hakim, yang untuk keperluan tersebut dibuat berita acara yang ditandatangani oleh Notaris dan penyidik, penuntut umum, atau hakim dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi. 
9. Ketua Majelis Kehormatan Notaris Wilayah wajib memberikan jawaban berupa persetujuan atau penolakan terhadap permohonan di atas dalam jangka waktu paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal diterimanya permohonan. Apabila jangka waktu tersebut terlampaui, Majelis Kehormatan Notaris Wilayah dianggap menerima permintaan persetujuan. 
10. Majelis Pemeriksa melaporkan setiap hasil pemeriksaan kepada Ketua Majelis Kehormatan Notaris Wilayah, dan selanjutnya Ketua Majelis Kehormatan Notaris Wilayah wajib mengirim laporan kepada Ketua Majelis Kehormatan Notaris Pusat setiap bulan.

Tulisan dari Majelis Kehormatan Notaris Pusat disampaikan pada acara kegiatan Rapat Koordinasi Majelis Pengawas Notaris dan Majelis Kehormatan Notaris di Bali Tahun 2021

MENYIMPAN MINUTA DAN DATA PENDUKUNG AKTA PADA/DI “CLOUD”. APAKAH NOTARIS BISA MELAKUKANNYA ?

Apakah para Notaris/PPAT mempunyai akun Facebook  FB) / Instagram (IG) atau WA atau menggunakan media sosial lainnya ? Dimanakah status (atau foto) yang kita tulis di FB atau IG atau Chat WA disimpan ? Semuanya itu tidak hilang karena secara otomatis oleh FB, IG dan WA disimpan di “Cloud” atau “Computing Cloud” yang dapat dilacak kembali, sehingga dikenal “jejak digital”. Arti secara harfiah Cloud adalah Awan. Secara mudah Cloud tersebut media untuk menyimpan data untuk mereka yang aktif menggunakan media-media tersebut di atas. 

Google Drive merupakan  Cloud yang bersifat publik.

Alangkah baiknya jika perkumpulan/organisasi Notaris (INI) mempunyai Cloud yang dapat dimanfaatkan oleh semua anggotanya untuk menyimpan Minuta atau data pendukung akta, yaitu semua Minuta dan data di “scan” kirim ke server yang dimiliki perkumpulan, dan protokol Notaris, dan perkumpulan akan akan menyimpannya dalam “Computing Cloud” milik perkumpulan (sebagai Big Server). Dan tiap Notaris akan diberi kode yang terenkripsi oleh Perkumpulan untuk melihat kembali Minuta  dan data pendukungnya jika dibutuhkan atau akan dibuat Salinan. Jika Notaris pensiun atau berhenti dari jabatannya, maka yang diserahkan ke pemegang protokol adalah kode tersebut. Semoga bisa terjadi 

*HBA-INC

Protokol Notaris Elektronik dan Cyber Notary

• " Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang 

merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara 

oleh Notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan".

• "Notaris wajib membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta 

dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris".

"Protokol Notaris terdiri atas:

a. minuta Akta;

b. buku daftar akta atau repertorium;

c. dst ...

Dalam kerangka Kearsipan, maka :

Notaris adalah Pencipta Arsip (Pasal 1 ayat 14 PP 28/2012).

Akta Notaris adalah Arsip Dinamis (Pasal 1 ayat 4 PP 28/2012).

Bagaimana memindahkan Minuta Akta sebagai alat bukti Autentik (secara fisik) menjadi Dokumen Elektronik?

Menurut UU Kearsipan, "alih media" dapat dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan 

perundangundangan. (Pasal 49 PP Nomor 28/2012 Tentang Pelaksanaan UU Kearsipan).Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan 

peraturan perundang-undangan. (Pasal 49 PP Nomor 28/2012).

• Pasal 15 ayat 3 UUJN :

• Selain kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Notaris mempunyai kewenangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.”

• Penjelasan Pasal 15 ayat 3 :

• Yang dimaksud dengan “kewenangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan”, antara lain, kewenangan 

mensertifikasi transaksi yang dilakukan secara elektronik (cyber notary) ..."

MINUTA AKTA DAN SALINAN AKTA MEMAKAI WATERMARK STEMPEL CAP JABATAN NOTARIS, BAGAIMANA?

MINUTA DAN SALINAN MEMAKAI WATERMARK STEMPEL CAP JABATAN NOTARIS.

Suatu hari ada penghadap membawa salinan akta Notaris, setelah dibaca secara keseluruhan ada kata atau bahasa yang janggal.Untuk menghilangkan penasaran kemudian diteleponlah  Notaris yang membuat aktanya. Jawabannya betul bahwa itu nomor, hari dan tanggalnya, judulnya aktanya betul, tapi penghadap dan isinya serta saksi orang yang tidak diketahui Notaris. 

Setelah diteliti ternyata itu dipalsukan (termasuk tandatangan Notarisnya). Sekarang ini dengan kecanggihan teknologi semuanya bisa direkayasa secara teknis.Untuk menghindari hal tsb apa yang bisa dilakukan Notaris ? Disamping penggunaan Barcode pada Minuta dan Salinan, ada baiknya pada Minuta dan Salinan memakai Watermark lambang negara burung Garuda atau Stempel Cap Jabatan Notaris.

Apakah UUJN mengaturnya ? Sudah tentu tidak. Tapi dalam hal ini mari menumbuhkan Living Law Kenotariatan dalam oenghunaan watermark tsb.

AKTA NOTARIS HARUS DINILAI "AS IS".

Terjadi gugatan di PN mengenai PPJB Lunas dan Kuasa Jual.

Bahwa Penjual (dalam gugatan sebagai Penggugat) menggugat Pembeli (sebagai Tergugat dalam gugatan) dengan dalil bahwa penulisan kata LUNAS dalam PPJB hanya "Proforma" saja. Jadi menurut Penggugat belum terjadi Pembayaran.Untuk menilai akta Notaris harus secara AS IS atau Apa Adanya Sebagaimana Tertulis Dalam Akta. Jika tertulis Lunas harus ditasirkan Lunas. 

Sehingga jika sebenarnya belum lunas tapi dikatakan lunas di hadapan/kepada Notaris, berarti Penjual/Penggugat telah memberikan keterangan palsu (bohong) kepada pejabat umum (Notaris).Tugas Notaris hanya memformulasikan keinginan para penghadap sesuai keterangan dan dokumen yang disampaikan kepada Notaris. 

WASIAT ORGAN TUBUH ?

Selama ini objek wasiat (dengan akta Notaris) berupa benda (misalnya property) yang berada di luar tubuhnya, yangWasiat tersebut dilaporkan ke DPW, dan bisa dituntut oleh ahli waris lainnya jika melanggar LP. Sekarang ada yang berwasiat bukan benda yang berada di luar dirinya (tubuhnya) tapi berwasiat dengan objek organ tubuhnya, misalnya : jika meninggal dunia maka Cornea matanya mohon diserahkan ke Bank Mata atau bagian tubuh lainnya yang bisa diwasiatkan untuk kemaslahatan sesama manusia.

Jika ada yang minta seperti itu apakah Notaris akan menerima dan membuatkan aktanya ?Jika bisa dilakukan apakah perlu dilaporkan ke DPW ? Dan hal - hal lainnya yang bisa berbeda dengan Wasiat yang selama dibuat Notaris.

*Tulisan dari HBA