Pasal 38 ayat (2) huruf b UUJN - P mewajibkan tiap akta diberi nomor. Nomor akta ini dilakukan setiap bulan, artinya dimulai dari nomor satu, dan awal bulan berikutnya selalu dimulai darinomor satu lagi. Fungsi nomor disamping untuk mengetahui jumlah akta setiap bulan, juga sebagai bukti bahwa akta yang bersangkutan telah dicatat dalam buku catatan/daftar akta (repertorium).
Nomor akta Notaris biasanya dibuat 1 digit, misalnya Nomor : 1, atau 2 digit, misalnya Nomor : 01, atau 3 digit, misalnya Nomor : 001. Pasal 38 UUJN tersebut tidak membakukan nomor akta bulanan tersebut, tapi hal tersebut hukum kebiasaan saja. Tapi dalam hal ini apakah boleh nomor akta Notaris ditambah huruf, misalnya 1 A, 1 B, 1 C ?
Memang tidak ada larangan untuk dilakukan, tapi nomor akta (angka) ditambah akta tersebut bukan kesengajaan, tapi ada alasannya, seperti lupa mencatat, misalnya pada hari yang sama ada beberapa akta dibuat, dan semuanya telah diberi nomor, ternyata ada yang terlewat satu atau dua akta, maka diberi nomor angka dan huruf. Misalnya hari ini buat 6 akta yang tindakkan hukumnya berurutan, misalnya sudah diberi nomor : 5, 6, 7, 8 dan 9, yang seharusnya ada 6 nomor, tapi hanya dibuat lima nomor yang harus ada akta yang ditempatkan pada nomor 6, maka dibuatlah nomor 6 A.
Yang tidak boleh atau tidak perlu dilakukan yaitu untuk bulan yang bersangkutan Notaris sudah mencatat semua akta yang dibuatnya dan sudah ditutup, tapi belum dimasukkan ke dalam repertorium, tapi tiba-tiba bulan depan ada yang menghadap minta dibuatkan akta pada tanggal/hari/bulan yang telah berlalu, karena dengan alasan tertentu Notaris menyisipkan nomor akta bulan tersebut dengan nomor angka dan huruf. Sudah tentu yang seperti ini pelanggaran, karena tidak menghadap pada hari dan tanggal yang sebenarnya serta secara administrasi kenotariatan tidak beres.
Tulisan dari Dr. Habib Adjie
